Cómo escribir un párrafo en Excel

Las hojas de cálculo no son sólo para números. Si está creando una hoja de cálculo de Excel, es posible que necesite agregar mucho texto a su documento. Por ejemplo, si está preparando un informe, es posible que desee agregar texto a la hoja de cálculo para explicar lo que muestran las figuras y los gráficos.

Agregar pequeñas cantidades de texto a las celdas en Excel es bastante sencillo. Sin embargo, cuando desea agregar un párrafo o más de texto, las cosas pueden empezar a complicarse. Es posible que su texto quede oculto detrás de otras celdas. Por otro lado, podría expandirse más allá de la celda en la que desea que quepa. Hay algunas formas de agregar párrafos de texto a su hoja de cálculo y hacer que se muestren exactamente como desea. Esto es lo que necesita saber sobre cómo escribir un párrafo en Excel.

Cómo ajustar texto para crear un párrafo

Cuando ingresa texto en una celda en Excel, generalmente crea una línea continua de texto dentro de la celda. Si el texto es más largo que el ancho de la celda, el texto será visible sólo mientras no haya datos en las celdas adyacentes. Si la celda de la derecha contiene datos, el texto que se extienda más allá de la celda no será visible. Cambiar la altura de la celda manualmente no hará ninguna diferencia; el texto seguirá extendiéndose en línea recta en lugar de llenar la celda. Sin embargo, puede utilizar la herramienta Ajustar texto para forzar que el texto permanezca dentro de los límites de su celda y crear un párrafo de texto. Esto ajustará automáticamente la altura de su celda para que quepa todo el texto.

1. Seleccione una celda y escriba su párrafo en Excel.
2. Si el texto es más largo que el ancho de la celda, el texto será visible sobre la parte superior de las celdas vacías adyacentes.
   
3. Sin embargo, si se agregan datos a esas celdas vacías, parte del texto quedará oscurecido.
   
4. Para ajustar su texto a su celda, seleccione la celda que contiene su texto.
5. En el Hogar cinta, haga clic en Ajustar texto botón.
   
6. Su texto se ajustará para ajustarse al ancho de la celda. La altura de la fila se ajustará automáticamente para crear un párrafo.
   
7. Para aumentar el ancho de la celda, haga clic y mantenga presionado el borde derecho del encabezado de la columna. Luego, arrástrelo hacia la derecha. Puedes hacer lo mismo con la altura de tu celda.
   
8. Su párrafo se reorganizará para adaptarse al nuevo tamaño de la celda.

Cómo escribir párrafos en Excel usando saltos de línea

El método anterior le permite mostrar un solo párrafo de texto en su documento de Excel. ¿Pero qué pasa si quieres incluir más de un párrafo? Cuando agregas más texto a tu celda, de forma predeterminada se agregará al párrafo original. Si presionas Ingresar Cuando estás escribiendo, Excel pasa a la siguiente celda hacia abajo en lugar de crear un nuevo párrafo. Sin embargo, es posible escribir un nuevo párrafo dentro de su celda usando un atajo de teclado de Excel.

1. Haga doble clic en la celda donde desea agregar un nuevo párrafo. Esto colocará el cursor al final del texto actual.
2. Alternativamente, seleccione la celda. En la barra de fórmulas, coloque el cursor donde desea que se cree el nuevo párrafo.
3. Prensa Alt+Entrar (en MacOS, Opción+Retorno.)
4. El cursor se moverá hacia abajo.
5. Puede optar por escribir el siguiente párrafo aquí, o si desea dejar una línea en blanco entre los párrafos, presione Alt+Entrar (Opción+Retorno en Mac) nuevamente.
6. Ahora puedes escribir tu nuevo párrafo, que aparecerá como un bloque de texto separado.
   
7. Si usaste el Ajustar texto herramienta como se explica en la sección anterior, cuando presiona Ingresar, la altura de su celda se ajustará automáticamente para adaptarse a su texto.
   
8. Puede repetir el proceso tantas veces como desee para crear varios párrafos.

Cómo agregar un párrafo en Excel usando un cuadro de texto

Una desventaja de utilizar los métodos anteriores es que para mostrar el texto, es necesario ajustar el tamaño de la celda que lo contiene. Significa que terminarás con al menos una fila y una columna que es mucho más grande que el resto. Si tiene datos numéricos en otras celdas de esa misma fila o columna, las cosas pueden empezar a verse un poco desordenadas. Una buena forma de solucionar esto es crear párrafos de texto dentro de cuadros de texto. De esta manera, no necesita cambiar el tamaño de ninguna de las celdas de su documento, ya que el cuadro de texto flota sobre su hoja de cálculo.

1. Para agregar un cuadro de texto a su hoja de cálculo, haga clic en Insertar menú.
   
2. En el Texto herramientas, haga clic en Caja de texto botón.
   
3. Arrastre su cuadro de texto y recuerde que las celdas debajo de su cuadro de texto quedarán ocultas.
   
4. Una vez que haya creado su cuadro de texto, haga clic dentro de él y comience a escribir.
5. Cuando quieras crear un nuevo párrafo, presiona Ingresar y el cursor se moverá a una nueva línea.
6. Si desea una línea de espacio vacío entre sus párrafos, presione Ingresar de nuevo.
7. Ahora puede escribir su nuevo párrafo.
   
8. Repita para agregar tantos párrafos como desee.
9. Si su texto termina siendo más largo que la altura del cuadro de texto, cuando haga clic fuera del cuadro de texto, parte del texto ya no será visible.
   
10. Si esto sucede, haga clic en el cuadro de texto y use los controladores de arrastre para aumentar el tamaño del cuadro de texto hasta que todo el texto quepa dentro de él.
    
11. Todo su texto ahora será visible dentro del cuadro de texto.
    

Cómo crear un párrafo en Excel usando Justificar relleno

A veces es posible que tengas líneas de texto separadas en diferentes celdas. Esto puede suceder si importa texto de otra fuente, por ejemplo. Esto también puede ocurrir si pegas párrafos de otra fuente, como un documento de Word, por ejemplo; cada párrafo se pegará en una celda separada. En lugar de tener cada línea de texto en una celda diferente, es posible que desees convertirlas en un solo párrafo. Es posible hacerlo usando el Llenar justificar herramienta, una de las muchas herramientas útiles de relleno de Excel. Sin embargo, este método sólo funcionará si todas las celdas que desea combinar son adyacentes. Si hay celdas vacías entre ellas, primero deberás eliminarlas.

1. Selecciona las celdas que contienen el texto que deseas combinar en un solo párrafo.
   
2. Haga clic y mantenga presionado el borde derecho de la etiqueta de la columna y arrastre hacia la derecha.
3. Deberá ampliar el ancho de la celda lo suficiente como para que todo el texto quepa en una sola línea. Si no extiende esta celda lo suficiente, su texto se dividirá en varias celdas en lugar de combinarse en una.
   
4. En el Hogar cinta, haga clic en Llenar herramienta.
   
5. Seleccionar Justificar.
   
6. El texto de sus celdas se combinará en una sola celda.
   
7. Ahora puede utilizar el método de la primera sección de este artículo para ajustar el texto para que se ajuste a su celda si lo desea.
   
8. También puede copiar y pegar el texto en un cuadro de texto utilizando el método anterior.

Escribir párrafos en Excel

Saber escribir un párrafo en Excel le permite agregar bloques de texto a sus hojas de cálculo sin que el texto quede oculto detrás de otras celdas. Puede optar por ajustar el texto en una celda ajustando el texto y expandiendo la celda para dejar espacio para el texto. Alternativamente, puedes usar un cuadro de texto, lo que significará que no necesitas cambiar el tamaño de las otras celdas de tu documento. Si tiene datos en la misma fila o columna que sus párrafos, esta puede ser una mejor opción, ya que no arruinará el diseño de sus datos.